062 - Archiviazione dei risultati: regole e necessità
Autore/i: R. Rigoli, M. Donadi, E. Procaccini
Rivista: RIMeL - IJLaM, Vol. 2, N. 1, 2006 (MAF Servizi srl ed.)
Pagina/e: 62-67
L’esigenza di smaterializzare la grande mole di documenti cartacei, clinici ed amministrativi, prodotti ad uso interno ed esterno quotidianamente dalle Aziende Sanitarie è stata affrontata dall’Azienda Ulss n. 9 Treviso nell’ambito dei Progetti Escape. L’evoluzione della normativa che ha riconosciuto la validità del documento informatico e della firma digitale ha infatti permesso la sperimentazione di un sistema interamente digitale di gestione del documento, attraverso le procedure di firma digitale, trasmissione in rete, estrazione ed archiviazione dei documenti, conservandone inalterata la validità e l’efficacia legale rispetto al documento cartaceo. Con riferimento alla conservazione sostitutiva dei referti firmati digitalmente, il Progetto Escape ha portato alla riorganizzazione della procedura all’interno dell’Azienda Sanitaria. Si è individuato il soggetto responsabile delle operazioni di conservazione nel Primario/Responsabile di Dipartimento; egli può delegare in tutto o in parte le proprie attività. Mensilmente è necessario avviare la procedura di conservazione dei referti firmati digitalmente, su supporto ottico non riscrivibile, secondo le regole tecniche previste dalla normativa di riferimento. Il sistema eseguirà la masterizzazione di due CD che conterranno i referti, un indice e un programma di visualizzazione. Una copia verrà depositata presso il Servizio/ Dipartimento stesso mentre la copia (CD di sicurezza) va inviato al Servizio Informativo ed Informatico dell’Azienda che li archivia nell’apposito armadio ignifugo, assicurando l’accesso selezionato e controllato dei locali. La nuova procedura di conservazione ottica dei referti firmati digitalmente ha portato alla razionalizzazione degli spazi utilizzati, passando dall’utilizzo di una stanza per l’archiviazione dei referti cartacei all’impiego di un armadio per l’archiviazione dei CD contenenti i referti digitali. La nuova procedura permette inoltre di ritrovare ed esibire i referti conservati in modo facile e veloce. Anche in termini di sicurezza sono riscontrabili grandi risultati: si evitano smarrimenti e distruzione dei documenti conservati. Il sistema di conservazione dei documenti informatici inoltre garantisce l’identificazione certa del soggetto che ha firmato il documento, l’integrità del documento stesso, la leggibilità e l’agevole reperibilità delle informazioni identificative inclusi i dati di registrazione e di classificazione. Il nuovo sistema di conservazione ottica dei referti firmati digitalmente ha determinato all’interno dei singoli Servizi Aziendali lo snellimento dei processi interni, una standardizzazione e un controllo degli stessi, guadagni in termini di tempo, uno svecchiamento delle procedure grazie all’utilizzo di nuove tecnologie, e soprattutto tempestività nella ricerca. Da un punto di vista clinico va evidenziato come la procedura di conservazione ottica dei referti consenta di recuperare con facilità un referto emesso anche molto tempo prima (si pensi ad un risultato di tubercolosi emesso dieci anni prima), rappresentando un grosso valore aggiunto laddove la struttura sanitaria non disponga di un archivio in linea dei referti emessi.